Gestão de Portfolio de Projetos

Situação do Cliente

O cliente passava por uma situação clássica em muitas organizações: considerando-se uma capacidade financeira restrita, como tomar uma melhor decisão sobre quais projetos deverão receber investimento? Da forma que o processo estava estruturado, os projetos eram aprovados de maneira descentralizada nas áreas, de acordo com o orçamento alocado e a influência delas na direção da empresa. Entretanto, o processo não garantia que o conjunto dos projetos selecionados fosse o mais adequado, tanto em termos financeiros (retorno) como em termos de alinhamento à estratégia da empresa. Além disso, havia pouca transparência para a organização a respeito dos projetos do portfolio, bem como não havia padronização das informações por projeto.

Resultados

Primeiramente, o modelo exigiu que as áreas individualmente fizessem uma análise crítica prévia dos respectivos portfolios, eliminando uma série de projetos considerados sem relevância, originando uma redução de aproximadamente 40% na base de projetos (120 projetos, aproximadamente R$ 200 milhões em recursos demandados) que foi efetivamente discutida. O modelo também permitiu que fossem estabelecidas metas claras de investimento para projetos, auxiliando o planejamento do orçamento. Além disso, o processo promoveu uma visão comum do portfolio para toda a organização, melhoria e padronização da qualidade das informações dos projetos, integração e comprometimento das áreas nas decisões, e geração de outputs estruturados para os processos de orçamento e planejamento estratégico.

O que Fizemos

Desenho e implementação de um modelo de decisão para priorização de projetos do portfolio vis a vis as restrições de recursos existentes através da participação de todas as áreas da empresa e recursos automatizados de análise de portfolio baseados na Ciência da Decisão (análise do posicionamento relativo de cada projeto dentro do portfolio inteiro independente da área demandante). O foco foi na decisão tomada considerando-se os retornos e benefícios potenciais dos projetos para a empresa e não para uma área específica.